【大風車教育專家專欄】怎樣開好一次例會，園所管理效率提升指南2022-03-01

專欄主要面向全國大風車幼兒園優秀園長開展研究型培訓，旨在幫助廣大教育從業者提升理論和政策水平，凝練辦園思想，創新教育實踐，培養一批教育家型園長后備人才。專欄由大風車教育集團首席培訓官孫秋季擔任主講嘉賓。

專家介紹

孫秋季

北京大風車教育集團首席培訓官

風車高研院院長

本期主講課題

The topic of this issue

《怎樣開好一次例會》

【課程培訓實錄（課程全文）】

拓展國際視野，培養完整兒童，堅持終身學習，做專家型教師。你好，我是孫秋季，歡迎你和我一起學習《怎樣開好一次例會》

作為園長，每天都需要面臨很多關于人的問題。比如有的主任或教師工作積極性不太夠，怎么才能更好地激勵他?比如有潛力的教師該怎么培養怎么才能更好地輔導他，讓他趕緊把潛力變成現實的能力?

再比如，如果一個主任或者班主任態度很好，但是不太勝任眼前的工作，他到底該不該淘汰?該怎么淘汰?你看，這些都是難題，都需要我們管理者一一處理。但我想告訴你的是，在所有的難題中，有一種，事很小，但是如果處理不好，是最浪費管理資源的，那就是開例會。

作為園長我們都知道，園務工作例會不能不開。不開呢，沒辦法同步工作，信息對稱起來很困難。

園務委員會參會人員有二種。第一種人員是由園長、副園長、教職工代表及家長代表組成,其中三分之一以上成員是具有豐富教育教學經驗的一線教師。另外一種人員都是由幼兒園內部人員構成的，一般由園長、副園長、幼兒園各部門的負責人組成。不管哪種人員構成的幼兒園園務委員會，都是幼兒園的管理機構，主要職責是對全園工作計劃、工作總結、人員獎懲、財務預決算方案、規章制度的建立、修改、廢除，以及其他涉及全園工作的重要問題進行審議。

通常來說，一周就要開一次園務例會，碰到有的活動比較緊急的時候，甚至一天一調度，一天一開會。你看，如果以我們開一場例會，一般都不會少于兩個小時，經常是半天一天的。就按照兩個小時來計算的話，每周兩小時，一年下來，整個團隊為例會投入的時間就有100個小時啊。如果這100個小時我們能利用好了，它就能成為我們的工作撬動點，讓例會為我們管理者省時間。如果例會安排得不好，園長和參會人員都不愿意開會，員工怨聲載道，例會就會成為幼兒園管理工作中的“日常性疼痛”。天天疼，但是好像天天還得來一次。今天，我們主要來解決怎么開例會的問題。培養下屬團結人，日常例會怎么開?

所以你看，無論是過堂會還是一言堂，這種例會都要不得。而且我們也都知道，例會如果開不好，團隊的凝聚力、執行力和業務能力都會大打折扣。怎么辦呢?

例會這個問題太常見了，我想請你記住一個原則，就是下面這句話:例會，不是個袋子，它得是根指揮棒。

什么叫袋子呢?就是把這個例會變成一個袋，在這2個小時的時間里，所有人都把東西往里丟，所有人表現誠意或者認真的方式，就是往袋子里丟東西，我的發言更長一些，我丟的東西更多一些，所有人都在試圖告訴別人自己干了什么。而不管是管理者還是員工，其實都在過堂，這個袋子里的東西越丟越多，但是袋子倒是滿了，沒有人從袋子里帶走東西。這個袋子，等開完會之后，貼上一個封條就結束了，它沒有變成我們工作的資源。

指揮棒指的是有明確的指向和精準的功能。你要給你的例會定一個明確的目標，我只指向這一點，我只在一個點上去發力。這就是一根指揮棒的作用，就是很精確地去撬動一個點。這個點是什么?是會議目標。

你看，這就叫明確會議的目標，把例會變成指揮棒，而不是變成所有人丟信息的袋子。

所以，給你一個心法：開例會就只和自己下面一層的副園長、園長助理、保教主任、后勤主任等中層管理者開就好了，再下一層的班長就交由各自的保教部和后勤部中層領導來開就好。一個人能直接管理的人員最好不超過7個，那么參會人員也盡量不要超過7人。

開短會，最好一個小時內完成。只匯報結果，不講過程。

（3）限制主題會前，要給所有參會人發議程、發材料，要求其他人要在會前看到;會中，要去控制每個人發言的順序和發言時長;會后，必須要有結論，而且這個結論要落實成會議紀要，會議紀要是要簽字畫押的，每一個會議紀要，都必須有明確的下一步可跟進、可落實、可衡量的落實事項。我猜有的人聽到這兒可能會說:“我哪有時間干這些事啊，每一場例會都這么操心，我還干不干其他事了?”沒錯，會議越開越精致，指望園長一個人能把會議籌備到這個程度，那是不太可能的。有一個看似給管理者減壓，其實管理者還是得做很多工作的事情，就是為例會設置輪值主持人。設置輪值主持人。

這個人怎么挑呢?你需要在你的團隊里面，去挑選你最想培養的后備人員。可以是保教主任、后勤主任這樣的中層管理者，也可以是教師團隊里看好的年輕教師。然后告訴他:“從現在開始，我們每周園務例會要設置一個輪值主席，負責組織會議、主持會議。這個月就是你，我們輪班來。”為什么要這樣挑人?第一：一般來說，你挑選人，都想培養他，他的主動性和學習能力應該沒有太大的問題。讓他承擔這部分工作，能力上你應該是可以放心的。第二：輪值主持人是需要跑動的。通過這樣的跑動，能夠讓這個人被所有人看見，因為輪值主持人必須去提前動員其他人，為例會做準備，根據所有人的發言去輸出會議紀要，盯著所有人落實會議的決議。那么這個人的工作意義感自然就增加了，跟其他人之間的溝通和聯系也就更緊密了。你看，通過組織輪值會議主持人的角色，他就能成為組織里的一個重要節點。當然了，這個過程中你需要手把手地去教他。你可不要覺得，說可算把鍋甩出去了，我安排個主持人完事了，讓他自己琢磨去吧。當然不是。在職場上，我們每部署一個工作都要提醒自己，這個下屬是否需要我對他的工作進行輔導。當我們設置一個輪值主持人用來去培養一個人，或者讓一個人更快地融入團隊的時候，我們就必須做好幾個輔導。比如怎么發起一場會議，你得教會他，因為每個幼兒園文化不一樣。比如怎么寫好一份會議紀要，不同的單位也有不同的規矩。比如怎么主持這個會議，你可能有自己的偏好和要求。剛才所有說的這些，你都要給你的這位下屬做個輔導。在這個過程當中，設置輪值主持人這個制度更關鍵的作用就產生了。請注意，設置輪值主持人這個制度的要點不是主持，而是你要利用這個制度把例會開好，把人培養出來。怎么培養他呢?就在你們每一次關于這個例會怎么開好、怎么組織好的日常溝通當中。為了做好這個工作，你跟這個人之間需要頻繁溝通。比如:這個議題行不行?能不能上會?如果行，在會上這個議題要怎么展開討論?如果這個議題不行，為什么?每個人來參會時帶來的問題是什么?對于這些問題我們有排序嗎?我們有安排嗎?會后大家應該落實的行動是怎么樣的?等等。其中的每一個問題，這個輪值主持人都要和你建立共識。也就是說，在這段時間里，他相當于提前站在你這個級別的視角上感受了一個月，那這個人對于幼兒園管理工作的體感，當然會比他自己在那兒瞎摸瞎干所得到的信息要深刻得多、完備得多。建立全局意識之后，你就可以帶著他、磨煉他，讓他把這種全局意識，在解決自己工作問題的時候發揮出來。

總結一下，關于如何開好一場例會，在今天的課里，我重點講了兩個方法。第一個方法。管理者要在思路上調整清楚，例會的本質不是一個袋子，而是個指揮棒。我們不能把所有的信息往里扔，而是要撬動一個明確的點。每一場例會，都要有明確的目的，要提前設計好會議目標。然后圍繞著會議目標，來安排會議議程。這些復雜的會議議程怎么落實呢?那就是第二個方法，學會設置會議的輪值主持人。

既不要把會開成袋子會，也不要讓自己變成一言堂。通過設置輪值主持人的方式，讓專人辦專事，把會議組織得更好。而這個人的挑選也有一定的技巧，他應該是你在團隊里面希望去培養的那種人。通過這種方式，既保證了每次會議的目標不跑偏，又能讓你的下屬得到充分的鍛煉，你還能夠借機去輔導他。你發現沒有，從頭到尾我教給你的方法，都不是你在某一場例會上應該怎么說、怎么做，對于這樣一個天天或者周周都在發生的事情，形式沒有那么重要，實質才更重要。而我們講的更多的是你怎么通過會議設計去掌控每一場例會的大目標，通過例會去實現管理，把例會作為一個管理手段，去管理你團隊里的每一個人，尤其是那些你想重點發展和培養的優秀員工。《怎樣開好一次例會》這個專題就分享到這里了，有不足之處歡迎批評指正。我是孫秋季，再見。